TENGGARONG – Meski menjadi langkah penting dalam menjaga efisiensi administrasi, pemusnahan arsip di lingkungan Organisasi Perangkat Daerah (OPD) Kabupaten Kutai Kartanegara (Kukar) masih jauh dari harapan.
Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Diarpus) Kukar mencatat, dari 59 OPD yang ada, hanya lima yang telah menjalankan pemusnahan arsip sesuai ketentuan.
“Dari 59 OPD, baru lima yang melaksanakan pemusnahan arsip. Hal ini menjadi perhatian serius kami,” ujar Kabid Perlindungan dan Penyelamatan Arsip, Varia Fadilah, Sabtu (16/11/2024).
Di tengah minimnya kepatuhan, Bappeda Kukar muncul sebagai teladan. Tidak hanya rutin memusnahkan arsip yang tak lagi relevan, mereka juga meraih predikat A dalam penilaian tertib kearsipan, membuktikan dedikasi mereka terhadap pengelolaan arsip yang efisien.
“Bappeda Kukar menjadi contoh yang sangat baik. Mereka telah memusnahkan arsip sesuai prosedur dan mendapatkan nilai tertinggi dalam penilaian kearsipan,” kata Varia.
Untuk mendorong peningkatan kompetensi di OPD lain, Diarpus Kukar mengadakan program magang kearsipan bagi pegawai dari sejumlah kecamatan, termasuk Sebulu, Muara Kaman, dan Muara Muntai.
Program ini diharapkan dapat meningkatkan pemahaman tentang pentingnya pemusnahan arsip dan cara pelaksanaannya yang sesuai aturan.
Namun, Varia mengakui bahwa berbagai kendala menghambat pelaksanaan pemusnahan arsip di Kukar. Salah satunya adalah kurangnya arsiparis atau SDM kearsipan yang kompeten di banyak OPD.
“Banyak OPD tidak memiliki arsiparis, atau SDM-nya masih kurang paham tentang pengelolaan arsip. Untuk itu, kami telah mengadakan pelatihan dan Bimtek kearsipan sebagai solusi,” jelasnya.
Selain itu, terdapat angapan remeh terhadap pentingnya arsip di sejumlah OPD, yang memperlambat pelaksanaan pemusnahan arsip secara rutin.
Diarpus Kukar memberikan tiga metode pemusnahan arsip bagi OPD:
1. Penghancuran Arsip menggunakan mesin penghancur dokumen. Arsip seperti surat undangan dan Surat Perintah Kerja (SPL) yang berusia lebih dari 10 tahun dapat dihancurkan, dan limbahnya disetor ke Bank Sampah milik Dinas Lingkungan Hidup dan Kehutanan (DLHK).
2. Penyimpanan di Record Center milik OPD masing-masing, jika fasilitas ini tersedia.
3. Pengiriman ke Gudang Arsip Diarpus Kukar untuk penyimpanan jangka panjang.
“Kami terus mengingatkan OPD bahwa arsip yang sudah tak relevan harus dimusnahkan. Penumpukan arsip dapat mengganggu administrasi dan membebani ruang penyimpanan,” tambah Varia.
Diarpus Kukar menegaskan pentingnya pengelolaan arsip yang terstruktur dan efisien untuk meningkatkan kualitas pelayanan publik. Arsip yang rapi tidak hanya mempermudah akses, tetapi juga mencerminkan tata kelola pemerintahan yang profesional.
“Kami berharap semua OPD dapat lebih serius dalam menangani arsip. Tertib kearsipan bukan hanya soal administrasi, tetapi juga cerminan pelayanan publik yang lebih baik,” tegas Varia.
Melalui langkah ini, Diarpus Kukar bertekad menciptakan pengelolaan arsip yang modern, efisien, dan berdaya guna bagi masyarakat serta pemerintahan di Kabupaten Kutai Kartanegara. (ADV)
